Informacje o przetwarzaniu przez Benefit Systems S.A. danych osobowych kandydatów do pracy
1. Administrator danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Benefit Systems S.A. z siedzibą w Warszawie (dalej „my” lub „Benefit Systems”), Pl. Europejski 2, 00-844 Warszawa. Możesz się z nami skontaktować poprzez adres e-mail: daneosobowe@benefitsystems.pl lub pisemnie na adres: Pl. Europejski 2, 00-844 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe”.
2. Inspektor ochrony danych
Wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych, z którym można się skontaktować we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz wykonywaniem praw przysługujących zgodnie z RODO. Z inspektorem można się skontaktować poprzez e-mail: iod@benefitsystems.pl lub pisemnie na adres: Pl. Europejski 2, 00-844 Warszawa, z dopiskiem „IOD”.
3. Jakie dane na Twój temat przetwarzamy i skąd je mamy?
Zasadniczo Twoje dane osobowe pozyskujemy bezpośrednio od Ciebie. Przetwarzamy dane osobowe zawarte w przesłanym przez Ciebie zgłoszeniu rekrutacyjnym, dane podane przez Ciebie i inne dane zebrane w trakcie procesu rekrutacyjnego (tj. w trakcie spotkań rekrutacyjnych, testów kompetencyjnych). Możemy także przetwarzać dane osobowe uzyskane od agencji rekrutacyjnej, która Cię reprezentuje lub przekazane nam przez Twoich pracodawców (gdy wyrazisz zgodę na weryfikację referencji) oraz dane zawarte na publicznie dostępnych stronach internetowych o charakterze zawodowo - biznesowym np. Twoim profilu na Linkedin.
4. W jakim celu, na jakiej podstawie prawnej oraz przez jaki okres przetwarzamy Twoje dane osobowe?
• Jeżeli zatrudnienie ma nastąpić na podstawie umowy o pracę: Twoje dane osobowe wskazane w Kodeksie pracy lub w innych ustawach szczegółowych (według wymogów ogłoszenia) są przetwarzane w oparciu o przepisy prawa lub w celu podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (np. termin rozpoczęcia pracy, wynagrodzenie) (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO). Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko o które się ubiegasz i wyłonienia kandydata, a następnie, na wypadek gdybyśmy musieli powtórzyć tę rekrutację. Nie będziemy przetwarzać Twoich danych w tych celach dłużej niż przez 12 miesięcy od otrzymania Twojego zgłoszenia do konkretnej rekrutacji.
• Jeżeli zatrudnienie ma nastąpić na podstawie umowy cywilnej: Twoje dane osobowe, takie jak dane identyfikacyjne, dane kontaktowe, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe i historia zatrudnienia, termin rozpoczęcia pracy, wynagrodzenie są przetwarzane w celu podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko o które się ubiegasz i wyłonienia kandydata, a następnie, na wypadek gdybyśmy musieli powtórzyć tę rekrutację. Nie będziemy przetwarzać Twoich danych w tych celach dłużej niż przez 12 miesięcy od otrzymania Twojego zgłoszenia do konkretnej rekrutacji.
• Twój adres email przetwarzamy na podstawie naszego uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu i zarządzaniu rekrutacjami w systemie rekrutacyjnym. Z tego powodu, jeżeli decydujesz się do nas zaaplikować, wymagamy od Ciebie podania adresu email (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko o które się ubiegasz i wyłonienia kandydata, a następnie, na wypadek gdybyśmy musieli powtórzyć tę rekrutację. Nie będziemy przetwarzać Twoich danych w tych celach dłużej niż przez 12 miesięcy od otrzymania Twojego zgłoszenia do konkretnej rekrutacji.
• Dane dotyczące weryfikacji Twoich oświadczeń zawartych w zgłoszeniu i w trakcie procesu rekrutacyjnego, w szczególności Twoich kompetencji, w tym dane pozyskane w wyniku przeprowadzenia testów kompetencji (np. informacje o Twojej wiedzy i umiejętnościach), zebrane przez nas lub współpracującą z nami agencję rekrutacyjną, zebrane z Linkedin lub innych publicznie dostępnych stron internetowych o charakterze zawodowo – biznesowym przetwarzamy, w celu realizacji naszych uzasadnionych interesów (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko o które się ubiegasz i wyłonienia kandydata, a następnie, na wypadek gdybyśmy musieli powtórzyć tę rekrutację. Nie będziemy przetwarzać Twoich danych w tych celach dłużej niż przez 12 miesięcy od otrzymania Twojego zgłoszenia do konkretnej rekrutacji.
• Dane zawarte w referencjach od poprzednich pracodawców lub uzyskane podczas naszych rozmów z pracodawcami (np. dane dotyczące Twoich umiejętności), w oparciu o Twoją zgodę (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia rozmowy referencyjnej z osobą, która ich udzieliła. Nie będziemy przetwarzać Twoich danych w tych celach dłużej niż przez 30 dni od otrzymania referencji.
• Dodatkowe dane, które zdecydujesz się nam przekazać dobrowolnie, np. wizerunek czy informacje o zainteresowaniach będziemy przetwarzać na podstawie Twojej zgody (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Dane będą przetwarzane przez okres niezbędny do przeprowadzenia procesu rekrutacji na stanowisko o które się ubiegasz i wyłonienia kandydata, a następnie, na wypadek gdybyśmy musieli powtórzyć tę rekrutację. Nie będziemy przetwarzać Twoich danych, w tych celach dłużej niż przez 12 miesięcy od otrzymania Twojego zgłoszenia do konkretnej rekrutacji.
• W przypadku konieczności powtórzenia rekrutacji będziemy przetwarzać, w tym celu Twoje dane zebrane w związku z rekrutacją na podstawie uzasadnionego interesu (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie będziemy przetwarzać Twoich danych w tych celach dłużej niż przez 12 miesięcy od otrzymania Twojego zgłoszenia do konkretnej rekrutacji.
• W przypadku, gdy w procesie Twojej rekrutacji udział bierze agencja rekrutacyjna przetwarzamy Twoje dane identyfikacyjne oraz informacje o Twoich oczekiwaniach finansowych lub wynagrodzeniu na podstawie uzasadnionego interesu w celu wykonania umowy z tą agencją (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nie będziemy przetwarzać Twoich danych w tych celach dłużej niż przez 12 miesięcy od otrzymania Twojego zgłoszenia do konkretnej rekrutacji.
• Przyszłe rekrutacje na stanowiska w Spółce odpowiadające Twoim kwalifikacjom na podstawie Twojej zgody (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Jeżeli brałeś lub weźmiesz udział w kilku rekrutacjach i wyrazisz zgodę, abyśmy zgromadzone dane wykorzystali również na potrzeby przyszłych rekrutacji, wówczas – prowadząc taką przyszłą rekrutację, możemy wykorzystać wszystkie dane zebrane o Tobie – o ile nie upłynął okres przetwarzania danych na podstawie wyrażonej zgody. Twoje dane będą przetwarzane w tym celu przez okres 24 miesięcy od wyrażenia zgody.
• W sytuacji, gdy podmioty należące do grupy kapitałowej Benefit Systems (lista podmiotów: www.benefitsystems.pl/o-nas/lista-spolek-grupy-kapitalowej-benefit-systems/) prowadzą podobny proces rekrutacyjny do tego realizowanego w naszej spółce możemy przekazać im dane kandydatów z naszej bazy danych (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Możemy wykorzystać w tym celu wszystkie dane zebrane o Tobie – o ile nie upłynął okres przetwarzania danych na podstawie wyrażonej zgody. Twoje dane będą przetwarzane w tym celu przez okres 24 miesięcy od wyrażenia zgody. Podmioty, którym dane zostaną udostępnione staną się ich odrębnymi administratorami i będą przetwarzać Twoje dane według własnych zasad.
• Wyjątkowo, w przypadku ewentualnych nieporozumień miedzy Tobą a Spółką, w celu dochodzenia roszczeń i obrony przed roszczeniami, na podstawie naszego uzasadnionego interesu (podstawa prawna – art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Twoje dane będą przetwarzane zasadniczo przez okres 3 lat od zakończenia rekrutacji, a dłużej, jeśli wynika to z przepisów prawa.
Podanie danych osobowych wskazanych w Kodeksie pracy lub innych przepisach prawa (jeżeli zostały wskazane w ogłoszeniu) jest obowiązkowe, żeby wziąć udział w danej rekrutacji. Podobnie podanie danych niezbędnych do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy oraz niezbędnych w naszym uzasadnionym interesie. Podanie pozostałych danych jest dobrowolne.
Zasadniczo prosimy o nieprzekazywanie nam danych wrażliwych, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, w tym danych o stanie zdrowia. Jeżeli jesteś osobą niepełnosprawną i uznasz, że poinformowanie nas o tym jest istotne dla procesu rekrutacyjnego, będziemy przetwarzać te dane w oparciu o przepisy prawa. W pozostałych sytuacjach, jeżeli decydujesz się przekazać nam dane wrażliwe, np. ze względu na Twoją szczególną sytuację, będziemy mogli je przetwarzać jedynie, gdy udzielisz wyraźnej zgody na przetwarzanie przez nas takich danych wrażliwych. Przekazanie takich danych jest dobrowolne.
5. Odbiorcy danych
Twoje dane osobowe mogą zostać przekazane następującym podmiotom: podmiotom z grupy Benefit Systems (lista podmiotów: www.benefitsystems.pl/o-nas/lista-spolek-grupy-kapitalowej-benefit-systems/), podmiotom świadczącym usługi hostingu i utrzymania naszych serwisów internetowych i aplikacji, podmiotom świadczącym usługi teleinformatyczne i usługi w zakresie wsparcia i bezpieczeństwa IT, podmiotom świadczącym usługi przechowywania i niszczenia nośników danych, agencjom rekrutacyjnym, osobom udzielającym referencji, podmiotom świadczącym usługi związane z obsługą naszych klientów i innych interesantów (np. kurierom), doradcom prawnym i podmiotom prowadzącym audyty.
Twoje dane mogą zostać przekazane także organom publicznym w przypadkach przewidzianych przez prawo.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Co do zasady Twoje dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Niektóre podmioty, którym możemy przekazać dane mają siedzibę poza terytorium EOG. Dokładamy należytych starań, aby przekazywanie danych było zgodne z prawem i wdrożone zostały odpowiednie zabezpieczenia. Obejmuje to w szczególności stosowanie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Możesz się z nami skontaktować w celu uzyskania kopii przyjętych środków ochrony. Dane kontaktowe znajdziesz w sekcji "administrator danych" lub " inspektor ochrony danych" powyżej.
7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu informacji o Tobie, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
8. Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych
Masz następujące prawa związane z przetwarzaniem Twoich danych osobowych: prawo żądania dostępu do danych, prawo żądania sprostowania danych, prawo żądania usunięcia danych, prawo żądania ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, prawo żądania przeniesienia podanych danych, prawo do wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie.
Aby skorzystać z powyższych praw skontaktuj się z nami lub z naszym inspektorem ochrony danych. Dane kontaktowe znajdziesz powyżej.
Masz także prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.